دائرة شؤون الموظفين

- طباعة كتب التعيين والنقل والاستغناء عن الخدمات بعد اجراء اللازم حسب النظام .

- رصد الاجازات السنوية والاستراحات المرضية واللجان الطبية والامومة بعد اصدار نماذج العيادات الطبية ومتابعاتها .

- متابعة شواغر البلدية من حيث التعيين وبالتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية ووزارة الشؤون البلدية والمشاركة كعضو لجنة شؤون الموظفين واتخاذ التوصيات بالمعاملات التي تقدم من قبل الموظفين من حيث الترفيع وتعديل الاوضاع وتغيير المسميات الوظيفية وتحويل للعقود وتحويلها للمجلس البلدي لاتخاذ القرارات اللازمة ، والتوقيع على قرارات لجنة المكافآت والحوافز بخصوص منح الموظفين المكافآت المستحقة حسب النظام وحفظ جميع المعاملات المتعلقة بالموظفين واعداد الموازنة للبلدية مع دوائر البلدية الاخرى وفتح الشواغر المطلوبة للتعيين واصدار الاعلانات اللازمة للتعيين بعد احداث الشواغر واستقبال طلبات التعيين في حال الاعلان من قبل البلدية وتسجيل قرارات لجنة شؤون الموظفين في سجل خاص للجنة .

ديوان البلدية 

- العمل على تسجيل وتصدير جميع الكتب الصادرة في سجلات البلدية .

- ارسال نسخة الصادر الاساسية الى الجهات المختصة حسب الاصول .

- حفظ نسخ البلدية من الكتب الصادرة بعد تسجيلها في السجل المخصص ويتم تسجيلها الى اقسام البلدية المعنية حسب الاصول. 

- يتم حفظ الكتب الصادرة والواردة الاصلية المختومة بختم الوارد المؤرخ بشكل يومي .

- استقبال جميع الاوراق الواردة للبلدية من طلبات المواطنين وبريد وارد من جهات رسمية وتسجليها بسجلات الديوان .

- تنظيم سجلات بالبريد الوارد وتويعها الى الجهات المعنية حسب الاصول .

- متابعة الاوراق الواردة للبلدية التي يتم توزيعها ليتم ارجاعها الى الديوان .

- متابعة دوام الموظفين ومتابعة اعمال المقسم ليتم الاتصال بالبلدية سهولة وحل المشكلات .

- التنسيق المستمر مع اجهزة البلدية والمناطق التابعة للبلدية. 

- المشاركة في وضع خطة شاملة لاحتياجات البلدية من القوى البشرية وتوزيعها .

- تزويد الدائرة المالية بالعطاءات المراد طرحها لرصد المخصصات المالية في الموازنة بعد ان يتم الرجوع الى المجلس البلدي.

- الرجوع الى اخذ موافقة وزارة الشؤون البلدية اذا تطلب الامر .

- التواصل مع مديرية الدراسات والخدمات الهندسية واي جهة لها علاقة بذلك من أجل دراسة العطاء من حيث الكميات والمخططات والمواصفات المطلوبة لتنفيذ العطاء .

- تقوم مديرية العطاءات بطرح العطاء بالصحف المحلية .

- فتح العطاء من قبل لجنة العطاءات المشكلة حسب النظام .

- يتم احالة العطاء على اقل الاسعار المطابقة لشروط العطاء والمواصفات .

- احالة العطاء على لجنة فنية اذا تتطلب ذلك .

- رفع القرار للمجلس البلدي لاتخاذ القرار المناسب .

- يبلغ المقاول بقرار الاحالة .

- تحويل الملف الى الدائرة المعنية للتنفيذ .

تقوم بالمهام والواجبات التالية :

- ابداء الراي القانوني بجميع المعاملات التي تحال اليها ، وتقديم المشورة القانونية لرئيس البلدية والمجلس البلدي.

- متابعة القضايا لدى مكاتب المحامين المعتمدين للدفاع عن البلدية ومتابعة تزويد محامي البلدية بالبيانات والوثائق المتعلقة بالقضايا المحولة اليهم .

- تمثيل البلدية امام المحاكم في القضايا التي توكل اليها .

- صياغة ومراجعة التعليمات والقرارات التي تصدر عن البلدية .

- المطالبة بالتعويضات عن الاضرار التي تلحق بممتلكات وآليات البلدية جراء الحوادث التي تتعرض لها .

- استلام كافة الاوراق المتعلقة بالقضايا ودراستها واتخاذ الاجراء اللازم بشأنها .

- استلام كافة الاوراق المتعلقة بالقضايا ودراستها واتخاذ الاجراء اللازم بشأنها .

- صياغة الإنذارات التي توجه للمطالبة بالمبالغ المستحقة للبلدية مثل الإيجارات والضرائب والرسوم والعوائد وغيرها من التحققات .

- الاشتراك بلجان التحقق .

تتكون وحدة الرقابة الداخلية والتفتيش من الوحدات الادارية التالية والتي تتكون جميعها مرتبطة بمدير الرقابة الداخلية .

1- المدير

2-مساعد المدير.

3- قسم التدقيق المالي والاداري

4-قسم التدقيق الفني والهندسي

ويناط بهذه الاقسام التفتيش داخل وخارج مركز الوزارة وعلى الأنشطة المتعلقة بالنواحي الادارية ( شؤون الموظفين و الدراسات والحاسوب )

وذلك بأعداد جدول زمني خطه عمل من قبل الوحدة لتحديد اماكن وتواريخ القيام بالجولات والانشطة المراد التدقيق عليها وتحفظ نسخه منة لدى رئيس المجموعة ونسخه لدى مدير الوحدة لغايات المتابعة والتوجيه.

مهام الرقابة المالية 

تتولى تدقيق القيود والسجلات المحاسبية ومستندات المستودعات من عمليات ادخال واخراج والتأكد من صحه كافة مستندات الصرف والصناديق والذمم واية امور يترتب علية اثرا ماليا بما يتفق مع القوانين والأنظمة والتعليمات المالية الصادرة من الجهات الرسمية للمحافظة على المال العام

مهام وواجبات مديرية التدقيق والرقابة المالية بشكل تفصيلي.

1- تدقيق مستندات الصرف للوزارة بكافة انواعها والتي تتضمن كشوفات الرواتب والعمل الاضافي واجور النقل والفواتير السلف واية مستندات صرف اخرى.

2- الاطلاع على الملفات الخاصة بالعطاءات لتدقيق تنفيذ شروط الاتفاقيات والتأكد من دفع الغرامات والمخالفات ان وجدت والتنسيب بالأفراج عن كفالة حسن التنفيذ.

3- التأكد من صحة تحديد اجور موظفي الوزارة .

4- التدقيق على استهلاك الوزارة (كالمحروقات واللوازم الاخرى).

5-تدقيق الحزم والمستندات وادخالات ، واخراجات

6-الاشتراك بلجان التدقيق والتحقيق والعطاءات المشكلة من قبل الوزارة واي اجور اخرى.

7-القيام بعمليات الجرد الفجائي للصناديق والمستودعات.

8- تدقيق جميع مستندات الصرف على بنود الموازنة العامة بما يتفق مع القوانين والأنظمة المالية 

9- القيام باي مهام اخرى ذات العلاقة بطبيعة العمل.

مهام الرقابة الإدارية

1- التأكد من صحة تحديد اجور ورواتب وموظفي الوزارة من مطابقتها للأنظمة والقوانين الصادرة والتأكد من صحة براءات الزيادة والتشكيلات.

2- التثبت من الاسباب القانونية والواقعية للعلاوات والمكافات التي تصرف للموظفين ومراقبة العمل الاضافي.

3-التاكد من صحه الاحداثات الترقيات ، انهاء خدمات ، التعينات ، زيادة الجدارة على جدول تشكيلات الوظائف

4- التأكد من توفر سجل الرخص واللوازم وترحيل جميع المستلمات من العهد علية وتدقيق مستندات الاخراج والادخال وترحيل جميع المستلمات عليه.

5- التأكد من سلامه اجراءات الرقابة على دوام الموظفين داخل وخارج مركز الوزارة والمغادرات بأنواعها.

6- التأكد من صحة الترحيل والتسجيل على بطاقات الاجازات ومطابقتها مع الاجازات المحفوظة في الملفات المختصة لذلك 

7- التأكد من حفظ الكفالات المالية للموظفين بالشكل الصحيح وتطبيق التعليمات الصادرة عن معالي وزير المالية بهذا الخصوص.

8- التأكد من حركات السيارات والمسافات المقطوعة والمحرقات المستهلكة والاصلاحات والتأكد من مبيت السيارات في الاماكن المخصصة لها.

9- التأكد من صحة صرف العلاوات الاضافية صعوبة العمل حسب الأنظمة 

10- القيام باي مهام اخرى ذات علاقة العمل.

يقوم المدقق بالمهام والواجبات التالية :

ا. تدقيق البيان الحسابي النسخة الاولى من دفتر الصندوق او الارساليات واوراق جلود الوصول والرخص والقسائم وكذلك الفيش البنكية ومطابقتها مع المعلومات المدونة في البيان الحسابي.

ب. التأكد من ان المبالغ المقبوضة قد اودعت في البنك اولا بأول دون تأخير.

ج. التأكد من صحه تسلسل ارقام الوصلات والرخص والقسائم ومطابقه المجموع النهائي مع محتويات مستند القبض والفيش البنكية.

د. اجراء مطابقه لحجم المقبوضات للفترات الدورية المتماثلة

ه. ختم وتوقيع اخر نسخه مستعمله من وصل او قسيمه او رخصة مالية لمتابعة تسلسل الارقام في البيانات الحسابية اللاحقة وكتابة اسمه الكامل .

مهام وواجبات قسم التدقيق الداخلي للبلديات 

-تدقيق مستندات الصرف للبلدية قبل صرفها واجازة صرفها حسب الاصول والتي تتضمن كشوفات الرواتب والعمل الاضافي و اجور النقل والعمل الاضافي

- التدقيق على امور القبض والتأكد من قبضها حسب الأصول وفق الأنظمة والقوانين.

- التدقيق على اعمال لجان المشتريات وفق الأنظمة والقوانين

- الاطلاع على الملفات الخاصة العطاءات لتدقيق بتنفيذ شروط العطاءات والاتفاقيات والتأكد من دفع الغرامات والمخالفات ان وجدت والتنسيب بالإفراج عن كفاله حسن التنفيذ

- التأكد من صحة تحديد اجور موظفي البلدية وتدقيق سجل الرواتب والاجور لهم والمتقاعدين والتأكد من صحة براءات الزيادة والتشكيلات .

- التدقيق على استهلاكات البلدية كالمحروقات واللوازم والتأكد من حركه السيارات والمسافات المقطوعة والاصلاحات ومن مبيت السيارات في الاماكن المخصصة لها

- تدقيق الحزم والمستندات ادخالات، اخراجات اليومية والارصدة لكافة المواد.

- تدقيق جميع مستندات الصرف على بنود الموازنة بما يتفق مع القوانين والأنظمة المالية ومراعاة عدم تجاوز المخصصات المرصودة 

- القيام بعمليات الجرد الفجائي للصناديق والمستودعات .

- تدقيق التسجيل الايرادات والنفقات والامانات .

- التثبت من الاسباب القانونية والواقعة للعلاوات والمكافآت التي تصرف للموظفين ومراقبة العمل الاضافي والتحقق من ضرورته والاسباب الموجبة له والتأكد من صرف العلاوات الاضافية صعوبة العمل حسب الانظمة والقوانين المعمول بهآ

- تدقيق رخص الابنية والمهن والانشاءات وحساباتها وتدقيق اعمال الجباه والجباية وبقايا اموال البلدية ومتابعة تحصيلها .

- التأكد من صحة الاحداثات ،الترفيعات ،انهاء الخدمات ، التعينات ، الجدارة على جدول تشكيلات الوظائف.

- التأكد من سلامة اجراءات الرقابة على الدوام للموظفين داخل البلدية وخارجها من مغادرات واجازات بكافة انواعها .

- التأكد من حفظ الكفالات للموظفين بالشكل الصحيح وتطبيق التعليمات الصادرة من معالي وزير المالية .

تعليمات تطبيقية لشؤون المالية الصادرة بموجب المادة 29 من النظام المالي رقم 38 لسنة 1978 

المادة 26:

على المدقق الداخلي في الدائرة ومحاسبي وزارة المالية ومدقيقيها والمراقب المالي ان يتحققوا من جميع قابضي الاموال قد قاموا بما يلي :

ا- ايداع جميع مقبوضات في البنك اولا بأول.

ب- تقديم بيانات حسابية بجميع الاموال المقبوضة من قبلهم الى رؤساءهم المباشرين .

ج- مراقبة حركة جلود الوصول وتسلسل ارقامها والتأكد من ان اجراءات قبض الاموال تطبق بشكل صحيح .

المادة 58

بالنسبة لإجراء الصرف بحال مستند الصرف الى وحدة التدقيق الداخلي التي عليها تدقيق جميع محتويات ومعززات مستندة الصرف ومدى موافقته للقوانين والانظمة المالية ويوقع عليها من قبل المدقق اشعارا باكتمال الشروط المطلوبة مع كتابة اسمه من ثلاث مقاطع والتاريخ 

المادة 59 :

في حالة اكتشاف خطأ في مستند الصرف من قبل المدقق يصوب كما يلي :

ا- من قبل المدقق اذا كان الخطأ في العمليات الحسابية 

ب- يعاد المستند الى المفوض بالاتفاق بموجب لائحة تدقيق اذا كان الخطأ في الاسم او القيمة او مخالفته للقوانين والانظمة المالية لأجراء اللازم 

المادة 61:

يحال مستند الصرف بعد اجازته الى الرقابة الداخلية للتأكد من صحة المستند والوثائق المرفقة به ومطابقتها للقوانين والانظمة تم ختمه وتوقيعه 

المادة 62 :

تطبق التعليمات الخاصة بالرقابة الخارجية • ديوان المحاسبة